Hybrid Arbeiten – Das neue Normal der Arbeitswelt?

Hybrid Arbeiten als Arbeitsmodell der Zukunft. Davon wird derzeit viel gesprochen. Die meisten von uns wurden aufgrund der Corona Pandemie von heute auf morgen nach Hause geschickt und es wurde verlangt, im Homeoffice zu arbeiten. Die Lockdowns in Deutschland haben uns alle vor Herausforderungen gestellt, die es schnellstmöglich zu bewältigen galt. „The Show Must Go On!“ Die Digitalisierung wurde mit Handkuss eingeladen, ganze Unternehmensstrukturen zu grooven. Ohne virtuelle Meetings, technische Tools und das gewisse Know-How wäre es nicht gegangen. Auch wenn wir schon lange im digitalen Zeitalter stecken und wir schon vor Corona debattiert haben, wie die Digitalisierung uns in Zukunft beeinflussen wird, durfte diese nun, ohne weitere Zwischenfragen, das Chefregime übernehmen. Die einen konnten daraus positive Erfahrungen mitnehmen und wollen das Homeoffice heute nicht mehr missen. Für andere ist der Zustand „Out of Office“ eine Belastung und nicht weiter tragbar. Eine Lösung könnte ein hybrides Arbeitsmodell sein.

WAS BEDEUTET HYBRID ARBEITEN ÜBERHAUPT?

In der Technik versteht man unter Hybrid ein System, bei welchem zwei Technologien miteinander kombiniert werden. Ähnlich wie ein hybrides Auto zum Beispiel zwischen Benzin und Gas wählen und wechseln kann, sollen Mitarbeitende im hybriden Arbeitsmodell zwischen Homeoffice und Präsenz im Büro wählen können.

Weil heute, im Spätsommer 2021, die Pandemie in Deutschland weitgehend unter Kontrolle scheint und die Homeoffice-Pflicht aufgehoben wurde, stellt sich die Frage, wie wir in Zukunft weitermachen wollen? Viele Unternehmen haben sich in der Zwischenzeit umstrukturiert, sodass heute nicht mehr alle Kolleg*innen gleichzeitig im Büro erscheinen müssen. Das Pandemiejahr hat gezeigt, dass wir mit Online-Meetings und digitaler Kommunikation gut klarkommen und, dass viele Unternehmen sogar davon profitiert haben. Es spart nicht nur Platz und Ressourcen, es bringt auch eine gewisse Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance für Mitarbeitende. Kurz gesagt, die virtuelle Welt ist vollkommen in der Arbeitswelt angekommen.

Wir müssen uns aber überlegen, wie wir das Beste daraus machen können und für wen so ein neues Arbeitsmodell überhaupt geeignet ist. Was bedeutet es langfristig für den Zusammenhalt von Teams? Wie arbeitet man am besten neue Mitarbeiter ein, ohne dass sie sich ausgeschlossen fühlen? Welchen Herausforderungen müssen sich Menschen in Führungspositionen stellen?

WIE FUNKTIONIERT HYBRIDES ARBEITEN?

Drei Tage im Homeoffice, zwei Tage im Büro oder andersrum. So könnte die Zukunft für viele Arbeitnehmer*innen aussehen. Selbstverständlich bringen neue Arbeitsmodelle immer Vorteile aber auch Nachteile mit sich und bis wir uns an etwas neues gewöhnt haben und neue Strukturen problemlos ablaufen, braucht es etwas Zeit und Geduld. Viele Unternehmen haben sich bereits auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestellt. Nicht jede/r Mitarbeiter*in hat demnach einen festen Arbeitsplatz im Büro. Man teilt sich Schreibtisch und PC abwechselnd. Für das Homeoffice hat jeder ein mobiles Device, mit dem man sich ins interne System einloggen kann. Kommuniziert wird über Zoom oder MS Teams. Kalender sind synchronisiert und über Content Management Systeme kann jeder von Überall auf Inhalte zugreifen und sie bearbeiten. Vorausgesetzt die Technik stimmt.

DIE IT-ABTEILUNG WIRD ZUM GODFATHER EINES JEDEN UNTERNEHMENS

Wenn es an der Technik hakt, dann ist schnell Aufruhr angesagt. Wer sich auf seinen IT-Spezialisten verlassen kann, darf aber meistens auch schnell wieder aufatmen. Bei einem hybriden Arbeitsmodell geht es nun darum, digitale Infrastrukturen zu schaffen die rund laufen, damit jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin diese problemlos ortsunabhängig nutzen kann . Stimmt das Set-up, stehen auch Online-Meetings, virtuellen Konferenzen und digitaler Teamwork nichts mehr im Wege. Die digitale Sicherheit muss allerdings auch gewährleistet sein. Cyber-Security ist demnach wichtiger denn je.

Natürlich können wir nicht davon ausgehen, dass dies für jedes Unternehmen oder jede Abteilung so reibungslos funktioniert. Auch HR-Manager müssen sich in Zukunft also gut überlegen, wie sie die neuen Strukturen den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur bestmöglich anpassen.

HR-MANAGER HABEN IN ZUKUNFT EINIGES ZU TUN

Personalverantwortliche müssen sich Gedanken machen, welche Aufteilung von Homeoffice und Präsenzarbeit sinnvoll ist. In welchem Umfang passt diese am besten? Wieviel Freiheit wird den Arbeitnehmer*innen in der Wahl zwischen Remote- und Präsenzarbeit gelassen? Kann es sich jede Abteilung leisten, ein flexibles Arbeitsmodell durchzuführen oder müssen doch manche an alteingesessenen Strukturen festhalten?

Sind diese grundlegenden Fragen geklärt, muss sich die Human Ressource Abteilung außerdem mit der Rechtsabteilung absprechen und klären inwieweit Remote mit Homeoffice gleichgestellt ist, bzw. ob Mitarbeiter*innen auch einfach mal aus dem Ausland oder von unterwegs aus arbeiten dürfen. Nicht zu vergessen ist die technische Ausstattung aller Mitarbeiter*innen. Es muss in einem flexible Arbeitsmodell natürlich gewährleistet sein, dass jeder und jede, egal von wo, die gleiche Leistung erbringen kann.

In Absprache mit der IT-Abteilung müssen Mobile Devices, die passende Software und andere Tools, ein geschäftliches Smartphone aber auch eventuelle Reisekosten in Zukunft für Mitarbeiter die hybrid arbeiten wollen eingeplant werden. Die technische Infrastruktur muss also gegeben sein. Auch das Gehalt muss eventuell dem neuen Arbeitsmodell, je nach Arbeitsstunden und neuem Arbeitsaufwand, angepasst werden. Klingt alles recht logisch. In der Praxis darf man aber nicht vergessen, dass in manchen Bereichen ein physisches Treffen durchaus noch sinnvoll sein kann, um nicht zu sagen unabdingbar.

WAS MACHT EIN HYBRIDES ARBEITSMODELL SO ATTRAKTIV?

In erster Linie ist es sicherlich die Flexibilität, die uns ein Hybrid-Modell attraktiv erscheinen lassen. Ist man in der Arbeit nicht mehr an unbewegliche Strukturen gebunden, kann man auch generell viel flexibler im Leben sein. Egal für welche Lebenssituation, ob Familie mit kleinen Kindern, Alleinerziehend, die Pflege der Eltern oder aber auch das Bedürfnis viel zu Reisen – ein hybrides Arbeitsmodell bringt individuell für jeden etwas mit. Wichtig ist es, dass Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen im beidseitigen Einverständnis handeln.

WO DIE PRÄSENZ NICHT FEHLEN DARF

Unternehmen und Abteilungen sollten sich vorher fragen, für wen und in welchem Maße ein hybrides Arbeitsmodell sinnvoll ist. Wichtige Meetings, in denen es um Teambildung geht, Gespräche durch die neue Kunden gewonnen werden oder Vorstellungsgespräche ist Face-to-Face einem Online-Meeting vorzuziehen. Geht es um administrative Aufgaben, Telefonate, digitale Verantwortungen, Präsentationen oder Vorträge können Sie diese aber auch ohne Weiteres von zu Hause aus erledigen.